Software para academias y centros de formación

Una academia de idiomas, de música, de repostería o de refuerzo escolar vive de la mensualidad. Inscribir a un alumno en enero es la parte fácil. Lo difícil empieza en marzo, cuando tienes cincuenta alumnos repartidos en ocho grupos y ya no sabes de memoria quién pagó, quién debe dos meses y quién dejó de venir hace tres semanas. Ese alumno que se atrasa casi nunca avisa que se va: deja de aparecer, y para cuando lo notas ya perdiste el cupo y el ingreso del ciclo.

Inscripciones y cursos

Cada alumno queda ligado a su curso, su nivel y su horario. Si quien toma clases es un menor, registras también al representante que paga y recibe los avisos, porque en la práctica el que responde el WhatsApp no es el niño. Ves cuántos cupos te quedan por grupo antes de aceptar una inscripción nueva, así no terminas con un salón de doce sillas y catorce inscritos. La matrícula de entrada, la mensualidad y los materiales quedan separados, que es como de verdad cobras: un monto al inscribirse y otro cada mes.

Cobro mensual automático

La mensualidad se genera sola al inicio de cada ciclo para todos los alumnos activos. No tienes que sentarte a recalcular quién debe cuánto: abres el sistema el día primero y ahí está la lista de cargos del mes, con lo ya pagado y lo pendiente marcado. Si un alumno entra a mitad de mes o se da de baja, ajustas su cargo sin tocar el resto. El corte de mes deja de ser una tarde entera con libreta y calculadora.

Recordatorio de pago por WhatsApp

Un aviso por WhatsApp tres o cuatro días antes del vencimiento cobra mucho mejor que un reclamo cuando el alumno ya arrastra un mes completo. El representante recibe el recordatorio, ve cuánto debe y hasta cuándo, y buena parte paga antes de la fecha. Baja la morosidad y te ahorras la conversación incómoda de cobrarle en persona a la mamá que deja al niño en la puerta.

Asistencia

Registrar la asistencia por grupo te muestra algo que el cobro no ve: quién se está quedando atrás en el nivel. Un alumno que faltó a las últimas cuatro clases casi no avanza, y suele ser el mismo que no reinscribe el próximo módulo. Con ese dato el profesor o el representante reciben un aviso mientras todavía se puede recuperar. La asistencia también te dice qué horarios llenan y cuáles conviene cerrar o mover a otra hora.

e-CF de la mensualidad

Cuando registras el pago de la mensualidad, emites el comprobante fiscal electrónico. No abres otro programa ni copias datos a mano. Ese es el punto: el e-CF se emite al cobrar, no tres días después cuando alguien lo reclama. Puedes ver cómo funciona el envío del e-CF por WhatsApp paso a paso.

La mayoría de tus alumnos y representantes no tienen RNC, así que su comprobante es un E32, la factura de consumo. El caso que cambia es el corporativo: cuando una empresa paga la capacitación de sus empleados y necesita descontar el gasto, te entrega su RNC y ahí emites un E31 de crédito fiscal. Lo que decide cuál va es la presencia del RNC, no si paga una persona o una empresa; un profesor independiente con RNC también recibe E31. Si dudas cuál emitir, revisa la diferencia entre E31 y E32.

Reportes y cierre de mes con la DGII

Al cierre de mes tus reportes 607 de ventas salen de lo que ya facturaste; no armas el archivo a mano. El alquiler del local, la energía y los materiales que compraste con comprobante alimentan tu 606 de compras y gastos. Y cuando anulas una mensualidad que cobraste por error, o a un alumno que se dio de baja, esa nota queda anotada para tu 608 de comprobantes anulados.

Si tu servicio lleva ITBIS, el 18% se calcula en el comprobante; según cómo esté clasificada tu academia puede que no aplique, y eso lo dejas configurado una vez. La e-CF de la Ley 32-23 entra por fases según el tamaño del contribuyente, así que conviene revisar cuándo te toca a ti y llegar con el cobro y la facturación ya conectados.

Para ver cómo Ecefy maneja inscripciones, cobros y la facturación de la mensualidad, visita nuestra página para academias.