Software para consultorios y clínicas dentales

Un consultorio dental trabaja distinto a otros negocios de salud. Los tratamientos toman varias citas, cada odontólogo lleva su propia agenda y el mismo paciente vuelve durante meses o años. Una ortodoncia se estira dieciocho o veinticuatro meses. Una endodoncia con corona son tres o cuatro visitas seguidas. El software que elijas tiene que entender ese ritmo largo: el ingreso está en terminar el plan, no en la consulta suelta.

Agenda por odontólogo y por sillón

Necesitas ver la disponibilidad de cada odontólogo y de cada sillón por separado. En la mayoría de los consultorios dominicanos el ortodoncista viene los martes, el endodoncista los jueves y el general atiende toda la semana. Si la agenda no separa quién ocupa qué unidad y a qué hora, terminas con dos pacientes citados al mismo sillón y uno esperando de pie.

La unidad dental es el recurso que cuesta caro. Ver las horas muertas de cada sillón te dice dónde meter una limpieza rápida entre dos citas largas y cuándo abrir un cupo para la especialista que solo pasa un día a la semana.

Historial del paciente a mano

Cada paciente acumula radiografías, odontograma, alergias, medicación y notas de cada visita. Tener ese historial abierto durante la consulta te evita repetir preguntas y te deja seguir un tratamiento largo sin perder el hilo de en qué pieza ibas.

Cuando un paciente vuelve después de ocho meses, la nota de la última visita vale más que la memoria: la pieza 26 quedó pendiente de corona, el paciente es alérgico a la penicilina. Eso te cubre también si pasa de un odontólogo a otro dentro del consultorio: el que lo recibe lee lo que hizo el anterior en vez de empezar de cero.

Recordatorios que bajan las ausencias

Cada ausencia en una ortodoncia o una endodoncia atrasa el tratamiento y deja un sillón vacío que ya no llenas ese día. Un recordatorio por WhatsApp el día antes baja esas faltas sin que la recepcionista tenga que llamar paciente por paciente. Lo explicamos a fondo en cómo reducir las cancelaciones de citas.

El recall: traer de vuelta al paciente

El paciente que se limpió los dientes en enero debería volver en julio, pero casi nadie lo agenda solo. Un aviso de control a los seis meses trae de vuelta al que ya confía en ti, y esa cita no te costó un peso de publicidad. Retener al que ya te conoce sale más barato que buscar uno nuevo, y esas limpiezas llenan los huecos entre tratamientos grandes.

Presupuesto por fases del tratamiento

Antes de empezar, el paciente quiere saber cuánto va a costar. Un tratamiento de conducto con corona o una ortodoncia completa se arma por fases, con el precio de cada etapa a la vista. El paciente ve el RD$ de cada fase y decide con qué empezar, en vez de recibir un número global que lo asusta y lo hace posponer todo. Y como queda por escrito, te ahorras la discusión de "usted me dijo otra cosa" meses después.

Comisión del especialista y quién hizo qué

En muchos consultorios el especialista invitado cobra un porcentaje de lo que produce, no un sueldo fijo. Para pagarle necesitas saber cuánto facturó cada quien. Si el sistema amarra cada cita y cada cobro al odontólogo que lo hizo, cerrar la comisión a fin de mes es leer un total, no sumar hojas a mano.

Seguros médicos y copagos

Buena parte de tus pacientes llega con ARS: Humano, Senasa, Universal, Mapfre Salud. El seguro cubre una parte y el paciente paga el copago o el diferencial en caja. El sistema debe registrar lo que de verdad entró del bolsillo del paciente, porque eso es lo que cuadra tu caja al final del día. Mezclar lo que cubre la ARS con lo que pagó el paciente lleva a un descuadre que después nadie encuentra.

Factura e-CF que envías por WhatsApp

Al completar la cita, facturas con e-CF y envías el comprobante al mismo WhatsApp por donde agendó el paciente. Ese es el diferenciador de Ecefy: nada de papel ni de "mándame la factura después". Cómo funciona el envío lo detallamos en enviar el e-CF por WhatsApp.

La mayoría de tus pacientes va con un E32 de consumo, porque no dan RNC. El profesional independiente o la empresa que paga el tratamiento de un empleado sí da su RNC, y ahí emites un E31 de crédito fiscal. Lo decide la presencia del RNC, no si es persona o empresa: un abogado con RNC propio va con E31 aunque venga a arreglarse una muela. La diferencia está en E31 vs E32.

Lo que reportas a la DGII cada mes

Todo lo que facturas alimenta tu 607 de ventas. Los gastos del consultorio (el laboratorio dental que te hace las coronas, los insumos, el alquiler) van al 606 de compras. Si el sistema arma esos formatos con los e-CF que ya emitiste, cierras el mes sin transcribir factura por factura. Cómo se llena el 607 lo tienes en formato 607.

La e-CF entra en vigencia por fases según el tamaño del contribuyente bajo la Ley 32-23. Conviene tener el flujo montado antes de que llegue tu fecha. Si no sabes en qué fase caes, revisa cuándo es obligatoria la factura electrónica.

Depósito para reservar

Para tratamientos de mayor valor (una cirugía, una rehabilitación, la primera cuota de ortodoncia) puedes pedir un depósito al agendar. El cupo queda apartado y baja el riesgo de que la cita cara se caiga la noche anterior. Ecefy no custodia ese dinero: el pago va directo a ti y el sistema solo registra que el paciente ya reservó.

Si quieres ver cómo Ecefy maneja un consultorio dental de punta a punta, visita nuestra página para dentistas.