Software para distribuidoras

Una distribuidora no vende de mostrador, vende a otros negocios: pedidos grandes, a crédito y con despacho. El software que uses tiene que seguir el pedido desde que el preventista lo toma en la calle hasta que el cliente te paga, sin que se pierda el rastro en el camino. Cuando manejas cientos de facturas al mes y varias rutas de reparto, un cuaderno o un Excel se te queda corto en la primera semana.

Ventas B2B con RNC

Tus clientes son negocios: colmados, supermercados, farmacias, restaurantes. Casi todos tienen RNC y compran para revender, así que necesitan el crédito fiscal para descontar su ITBIS. Por eso el grueso de tus comprobantes son E31 (crédito fiscal) con el RNC del cliente validado. El E32 (consumo) queda para la venta suelta a alguien sin RNC, que en una distribuidora es la excepción, no la regla. Lo que decide uno u otro es la presencia de RNC, no si el cliente es grande o chiquito: un colmadero con su propio RNC va con E31 igual que una cadena de supermercados. Si emites el tipo equivocado o el RNC entra mal escrito, el cliente no puede descontar el ITBIS y te devuelve la factura. En E31 vs E32 explicamos cuál toca en cada caso.

Vale la pena validar el RNC contra la DGII al dar de alta al cliente, no con el camión ya cargado en la puerta del colmado. Un dígito cambiado convierte una E31 legítima en un comprobante que el cliente rechaza, y esa factura vuelve a tu escritorio justo cuando deberías estar declarando.

El e-CF le llega al cliente por WhatsApp

Cuando despachas el pedido y lo facturas, el e-CF le llega al cliente por WhatsApp en el momento, sin que tu vendedor tenga que imprimir nada ni mandar el PDF por correo aparte. El colmadero recibe su comprobante fiscal en el mismo chat donde te pasa los pedidos. Menos papel dando vueltas en el camión y menos reclamos de "no me llegó la factura" a fin de mes. Así funciona enviar el e-CF por WhatsApp automático.

Despacho de pedidos

Del pedido al despacho hay pasos donde la mercancía o el papel se traspapelan. El preventista tomó el pedido ayer, el almacén lo prepara hoy, el chofer lo entrega mañana. Llevar el estado de cada pedido (tomado, preparado, en ruta, entregado) te dice dónde está cada uno sin llamar al almacén ni al chofer a preguntar. Cuando el cliente reclama que le faltaron dos cajas, abres el pedido y ves qué se cargó al camión y qué firmó de recibido. Las devoluciones son parte del negocio: producto que llegó golpeado, un sobrante que el colmado no logró vender. Cada devolución baja del despacho y, si ya facturaste, sale una nota de crédito para ajustar lo que el cliente te debe.

Listas de precios por cliente

Casi ninguna distribuidora vende todo al mismo precio. Al mayorista grande le das un precio, al colmado de la esquina otro, y a veces hay un descuento por volumen que solo aplica arriba de cierta cantidad de cajas. Si esos precios viven en la cabeza del vendedor, tarde o temprano alguien factura al que no era y toca emitir una nota de crédito para corregir. Con la lista amarrada a cada cliente, el preventista toma el pedido y el sistema pone el precio que le toca.

Cuentas por cobrar

Vender a crédito es lo normal en distribución, cobrarlo a tiempo es lo difícil. Le das 15 o 30 días al cliente, a veces te pagan con un cheque posfechado, y si no llevas la cuenta clara terminas financiándole el negocio a medio barrio. Ver cuánto te debe cada cliente, qué facturas están vencidas y cuáles vencen esta semana te deja salir a cobrar antes de que la deuda envejezca. Un cliente que arrastra tres facturas vencidas es un cliente al que no le sigues fiando hasta que se ponga al día. Con el saldo a la vista, el vendedor lo sabe antes de tomarle el próximo pedido.

Inventario por almacén

Si manejas más de un almacén o cargas varios camiones, necesitas saber qué hay en cada uno para despachar del correcto y no prometer mercancía que no tienes. Hay rubros donde importa el lote y la fecha de vencimiento: si distribuyes alimentos, bebidas o productos de farmacia, sacar primero lo que vence antes te evita comerte la pérdida de mercancía vencida en la nave. Un inventario que cuadra con lo físico también te avisa qué reponer antes de quedarte sin el producto que más rota.

Reportes 606, 607 y 608

Con las ventas y las compras ya registradas, tus reportes 607 (ventas) y 606 (compras y gastos) se arman con los datos que ya cargaste, sin transcribir factura por factura a un Excel el día 15. Con el volumen que mueve una distribuidora, cientos de comprobantes al mes, esa es la diferencia entre cerrar el mes en una tarde o pasar tres días cuadrando números. Los comprobantes que anulaste entran en el 608. Y si le vendes al Estado o a un cliente designado como agente de retención, te van a retener una parte del ITBIS o del ISR al momento del pago; eso no es una pérdida, es un anticipo que luego compensas en tu declaración, pero hay que registrarlo bien. Mientras más limpio dejes esto durante el mes, menos sustos te llevas con la DGII.

Para ver cómo Ecefy sigue el pedido de punta a punta, visita nuestra página para distribuidoras.