Software para farmacias

Una farmacia mueve cientos de referencias, y cada caja trae su lote y su fecha de vencimiento. Ahí se va la plata sin que te des cuenta: un jarabe que caducó en el anaquel, un antibiótico que compraste de más, un producto que se acabó y nunca repusiste mientras el cliente cruzaba a la farmacia de la esquina. Ese detalle lo tiene que llevar el sistema, para que tú atiendas el mostrador.

POS con código de barras

En hora pico, con tres personas esperando y el teléfono sonando, teclear precios a mano es pedir un error de cobro. Escaneas la caja, el precio entra solo y la fila avanza. El lector también te salva con presentaciones que se parecen (el genérico y el de marca, la caja de 10 y la de 30): cada una tiene su código y su precio exacto. Y cuando el cliente cubre parte con su seguro y paga el resto de su bolsillo, el punto de venta separa el copago sin que saques la cuenta en un papel.

Cuadre con las ARS

La farmacia que trabaja con seguros vende hoy y cobra a la ARS semanas después. Si no llevas cuánto autorizó cada seguro y cuánto puso el cliente de copago, terminas sin saber quién te debe. Guarda cada venta con su ARS, el monto autorizado y el copago, y al cierre del turno ves qué entró en caja y qué queda pendiente de que el seguro pague. Ese mismo registro sustenta el 607 cuando emites el e-CF de la venta.

Inventario y vencimientos

Saber cuánto tienes de cada producto te evita dos golpes: quedarte corto del que se vende rápido y cargar de más el que apenas rota. Lo que de verdad cuida el margen es ver qué está por vencer y sacarlo primero. La regla en una farmacia es vender antes lo que caduca antes, y para eso el sistema te ordena el stock por fecha, no por orden de llegada. Con esa lista a la vista devuelves a la droguería lo que no vas a vender a tiempo, mientras todavía aceptan la devolución. El detalle de cómo cuadra esto está en el control de inventario para pymes.

Manejo de lotes

Un mismo medicamento entra en varias compras, cada una con su lote y su vencimiento. Si los llevas juntos en una sola cifra, el problema se esconde. Separados por lote sabes cuál caja salió y de qué compra vino. Eso importa el día que el fabricante o la droguería saca un lote de circulación: retiras solo las cajas de ese lote y sigues vendiendo el resto sin vaciar el anaquel.

Factura e-CF por WhatsApp

Al cobrar, emites el comprobante fiscal electrónico. Con los avisos «Factura enviada» o «Pago recibido» activos, el cliente guardado con teléfono recibe el enlace por WhatsApp, sin imprimir ni pedir un correo. En una farmacia casi todo va con E32 de consumo, porque el cliente de mostrador no pide comprobante con su RNC. Cuando alguien compra para su empresa, o es un profesional que da su RNC para usar el crédito fiscal, el sistema emite un E31. Lo que decide entre uno y otro es la presencia del RNC, no si el cliente es 'empresa' o 'particular'. Tienes el desglose en E31 vs E32 y en cómo enviar la e-CF por WhatsApp.

ITBIS: qué va exento y qué al 18%

Aquí una farmacia tiene una vuelta que un colmado no tiene. Buena parte de los medicamentos va exenta de ITBIS, mientras el resto del anaquel (cosméticos, pañales, leche de fórmula, bebidas) paga el 18%. Un mismo tiquet mezcla las dos cosas todo el día. El sistema tiene que saber, producto por producto, cuál lleva impuesto y cuál no, para que el e-CF salga bien y tu 607 no aparezca inflado con un ITBIS que nunca cobraste. Se configura una vez por producto y queda resuelto para cuando la DGII revise.

Reportes DGII que salen de la caja

Con cada venta registrada y cada compra a la droguería cargada, el 607 de ventas y el 606 de compras y gastos se arman de lo que ya pasó por caja, no de un maratón de digitación el 15 del mes. Si anulaste una venta por una devolución o por un cobro mal hecho, ese comprobante cae en el 608 de anulados, que es donde la DGII espera verlo. A fin de mes revisas y envías, en lugar de reconstruir el mes entero.

Cuándo te obliga la Ley 32-23

La e-CF no entró de golpe para todo el mundo. La Ley 32-23 la volvió obligatoria por fases, según el tamaño del contribuyente, con fechas distintas para grandes, medianos y pequeños. Conviene que confirmes en qué grupo cae tu farmacia y qué fecha te toca, porque llegar listo cuesta menos que correr en la última semana. Los plazos están en cuándo es obligatoria la factura electrónica en RD.

Reposición a tiempo

Defines un mínimo por producto y el sistema te avisa qué pedir antes de que se acabe lo que más rota. En una farmacia eso decide si el cliente encuentra su medicamento o cruza la calle a buscarlo. También te frena de comprar de más lo de rotación lenta que después vence en el almacén. El pedido a la droguería sale de datos reales, no del 'me parece que se está acabando'.

Para ver cómo Ecefy controla una farmacia de principio a fin, visita nuestra página para farmacias.