Software para gimnasios: membresías, cobros y asistencia

En un gimnasio el problema no es vender la primera membresía, es cobrarla el mes que viene y el otro. La inscripción casi se cierra sola con la promo de enero. Lo difícil llega en marzo, cuando el socio deja de venir, deja de pagar y tú te enteras tarde porque nadie llevaba la cuenta al día. Para cuando lo notas, ya se hizo la idea de que se fue. Un buen sistema te dice quién está al corriente, quién se atrasó y quién está por darse de baja mientras todavía puedes hacer algo.

Membresías con cobro mensual automático

Defines cada plan (mensual, trimestral, anual, de pareja, de estudiante) con su precio en RD$ y su día de corte, y el cobro se genera solo cada ciclo. Se acabó la libreta donde anotabas quién pagó el 5 y quién quedó debiendo, y se acabó rearmar a mano la lista de morosos cada fin de mes. El sistema marca quién pagó, quién se atrasó y cuántos días lleva vencido, para que le escribas hoy y no dentro de dos semanas, cuando ya la deuda es de RD$1,200 y da más pereza cobrarla que perdonarla.

Aviso de renovación por WhatsApp

Tres días antes del corte, el socio recibe por WhatsApp que su mensualidad se renueva y por cuánto. Un aviso a tiempo cobra mucho mejor que una llamada cuando ya lleva dos semanas vencido y le da pena aparecer por recepción. Si cobras por transferencia, el mismo mensaje puede llevar los datos de la cuenta y el socio te devuelve el comprobante ahí mismo, en vez de que andes persiguiéndolo uno por uno por privado.

Reserva de clases con cupo

Si das spinning, funcional, yoga o crossfit con cupo limitado, el socio aparta su lugar desde el teléfono y tú ves con cuánta gente cuentas en cada horario antes de que empiece. Se evita la pelea de doce personas por ocho bicicletas a las seis de la tarde. Cuando un horario se llena, quien llega después entra en lista de espera y ocupa el puesto si alguien cancela. Apartar por WhatsApp también baja los planchazos del socio que reserva y no aparece; si eso te pasa seguido, aquí va cómo reducir las cancelaciones.

Control de asistencia

El registro de entrada al local te muestra quién viene seguido y quién se está enfriando. Al que entra cuatro veces por semana lo renuevas con una conversación corta en recepción, porque ese ya está convencido. El dato que de verdad importa es el otro: el socio que pagó pero lleva tres semanas sin marcar entrada. Ese es el que va a pedir la baja el mes que viene, y el que puedes recuperar si le escribes antes de que lo decida.

Congelar antes de perder al socio

Mucha baja no es porque el socio se aburrió del gimnasio, es porque salió de viaje, se lesionó o le apretó el mes. A ese, en vez de dejarlo caer, le ofreces congelar la membresía treinta o sesenta días sin cobrarle. Le quitas la culpa de pagar algo que no usa y le dejas la puerta abierta para volver. Un socio congelado que regresa vale más que una inscripción nueva que tienes que salir a buscar con descuento.

e-CF de la mensualidad

Cada mensualidad cobrada genera su factura sola; tú emites el e-CF al cerrar el cobro, y no queda una pila para el sábado. Puedes ver cómo funciona el envío de e-CF por WhatsApp en detalle.

E32 para el socio, E31 cuando hay RNC

La mayoría de tus socios pagan a título personal y sin RNC, así que su comprobante es un E32, la factura de consumo. El E31 de crédito fiscal aparece en casos puntuales: una empresa que le paga el gimnasio a sus empleados y te da su RNC, o un profesional independiente que ya tiene RNC y lo quiere para su contabilidad. Lo que decide entre uno y otro es que haya un RNC de por medio, no si te paga una persona o una compañía. Comparamos los dos tipos de e-CF aquí. Al cierre de mes, el 607 sale armado con todo lo que facturaste.

Venta de productos en recepción

Casi todo gimnasio vende algo en el mostrador: agua, bebidas, proteína, pre-entreno, camisetas, candados. Si lo cobras dentro del mismo sistema, cada venta descuenta del inventario y emite su comprobante igual que la mensualidad, con el tipo que elijas. Sabes cuándo se está acabando la proteína antes de quedarte con el estante vacío, y el dinero de la tienda no se te mezcla con el de las membresías al cuadrar.

Reportes de ingresos y bajas

Cuántas membresías activas tienes hoy, cuánto entró este mes, cuántos se dieron de baja y cuántos están vencidos sin renovar. Con ese número decides cuándo lanzar una promo de recuperación y a quién dirigirla, en vez de tirar un descuento parejo que también le regalas al que iba a pagar igual. La tasa de bajas del mes te avisa si el gimnasio crece de verdad o si se vacía por detrás mientras entran caras nuevas.

Para ver cómo Ecefy maneja membresías, cobros y el e-CF de cada mensualidad, visita nuestra página para gimnasios.