Software para spas y centros de bienestar

En un spa cada servicio ocupa dos recursos a la vez: la persona que atiende y la cabina donde se atiende. Un masaje de 90 minutos bloquea a la terapeuta y la sala; un facial, a la esteticista y la camilla. Si tu agenda solo mira una de las dos, prometes una hora que no puedes cumplir, y aquí la hora perdida no vuelve. Un ticket de RD$2,500 que no llegó el sábado a las 3 es dinero que no recuperas. El fin de semana concentra buena parte de la facturación, así que el software que uses tiene que defender las horas de punta.

Agenda por cabina y por terapeuta

Ver ambas disponibilidades juntas evita reservar un servicio que no puedes dar a esa hora: la terapeuta libre pero las dos cabinas tomadas, o hay cabina pero nadie que atienda. Llevándolo por separado, el cruce aparece justo cuando la clienta ya está en la recepción.

Con varios servicios (masajes, faciales, manicure, sauna) cada uno tiene su duración y a veces su sala fija. La agenda debería saber que un facial dura 60 minutos y se da en la camilla 2, para que no te agenden dos clientas en el mismo espacio. Y si la gente reserva sola por WhatsApp, esas reglas impiden que agenden un imposible mientras tú duermes.

Deja aire entre una clienta y la siguiente

Entre un masaje y el próximo hay que cambiar sábanas, ventilar la cabina y desinfectar la camilla. Si la agenda pega las citas espalda con espalda sin ese margen, la terapeuta arranca tarde y a las 7 ya vas media hora atrasada. Basta con reservar unos minutos de limpieza tras cada servicio.

Paquetes y bonos

Muchas clientas compran un paquete de diez sesiones o un bono de regalo para el Día de las Madres. Llevar cuántas sesiones quedan por persona evita el descuadre al canjear: si dice que compró diez y esta es la octava, el saldo lo confirmas en pantalla y no depende de quién estaba en caja ese día.

El bono de regalo tiene su detalle: quien lo compra casi nunca es quien lo usa, y a veces aparece meses después. Registrarlo con su monto y su vencimiento, y descontarlo cuando el beneficiario llega, te deja ver cuánto vendiste que todavía no has entregado.

Depósito para reservar

Un no-show en el spa duele el doble: pierdes la venta y el cupo que otra clienta habría tomado. Pedir un depósito al agendar aparta el horario y compromete a quien reserva; si no paga en el plazo que definas, se libera solo. Ecefy no retiene ese dinero: entra a tu cuenta o a tu POS, y tú decides si lo aplicas al servicio o lo dejas como abono. En sábados y quincena, ese depósito sostiene la reserva. Más sobre eso en cómo reducir las cancelaciones de citas.

Recordatorios por WhatsApp

Un recordatorio la tarde anterior baja las ausencias y da chance de reprogramar. En vez de acordarse el mismo día que tenía masaje a las 4, la clienta recibe el mensaje el día antes y, si no puede, te avisa y liberas el cupo para la lista de espera. Todo por el mismo chat donde reservó.

Cada servicio con su terapeuta

Si le pagas comisión al equipo por servicio dado, necesitas saber quién atendió qué y por cuánto. Cuando cada cita queda registrada con la terapeuta que la hizo, el corte de comisiones sale de ahí, no de una libreta que termina en discusión a fin de mes. De paso ves cuál mueve más agenda y cuál tiene huecos que llenar.

e-CF por WhatsApp desde la cita

Al terminar el servicio, emites el e-CF y lo envías a la clienta por WhatsApp, en el mismo chat donde reservó, sin pasar por caja a pedir la factura. Ese es el diferenciador de Ecefy: emites el e-CF cuando cierras la venta. Cómo viaja lo explicamos en enviar el e-CF por WhatsApp.

La mayoría de quienes vienen a consentirse no piden RNC, así que emites una factura de consumo (E32), la que usarás casi siempre. Cuando llega una empresa que regala un día de spa a su equipo, o una profesional que quiere el comprobante con su RNC, emites un crédito fiscal (E31). Lo que decide entre uno y otro es si hay RNC de por medio, no si es empresa o particular: una doctora con su RNC también va con E31. Lo detallamos en E31 vs E32.

Productos e inventario

Si vendes cremas, aceites o velas en la recepción, esas ventas descuentan del inventario igual que en el mostrador de un colmado. Así sabes cuándo reponer el aceite de masaje que más rota, y qué producto se está estancando en la vitrina. El manejo de existencias lo tratamos en control de inventario para pymes.

Lo que ve la DGII

Todo lo que facturas queda listo para el 607, el reporte de ventas mensual, que sale de los comprobantes que ya emitiste en vez de armarlo a mano. Las compras con comprobante fiscal (toallas, insumos, productos para reventa) alimentan el 606, y los e-CF que anules quedan en el 608. El ITBIS estándar es 18%. La Ley 32-23 vuelve el e-CF obligatorio por fases según el tamaño del contribuyente: revisa en qué fase entra tu spa para no quedarte corto de plazo.

Para ver cómo Ecefy protege tu agenda y factura por ti, visita nuestra página para spas.