Software para veterinarias y clínicas de mascotas

Una veterinaria vive entre dos mundos: la consulta con cita y la venta de mostrador (alimento, antipulgas, collares). En la mañana atiendes vacunas y desparasitaciones, y a media tarde entra alguien que solo viene a buscar un saco de comida. El software que uses tiene que llevar los dos ritmos sin que termines anotando ventas en un cuaderno aparte y descuadrando la caja.

Agenda por veterinario

Cada veterinario maneja su propio horario, y ver esa disponibilidad por separado evita que dos dueños lleguen a la misma hora esperando al mismo profesional. Si tienes un cirujano que solo opera martes y jueves, la agenda debe reservarle esos bloques. Una vacunación toma quince minutos; una esterilización te ocupa el quirófano media mañana. Cuando cada servicio trae su propia duración, dejas de llenar la sala de espera de gente molesta a las once.

Ficha de la mascota

Peso, vacunas puestas, alergias, tratamientos y el historial de cada visita quedan guardados por mascota, no por dueño. Un cliente puede traer tres perros y dos gatos, y cada uno necesita su hoja; cuando la mascota vuelve seis meses después, retomas el caso sin depender de lo que el dueño recuerde ni de una ficha de papel perdida en una gaveta.

Ese historial también te cubre a ti. Si un dueño reclama por una reacción, tienes registrado el lote de la vacuna, la fecha y quién la aplicó.

Recordatorio de vacunas por WhatsApp

La vacuna anual, el refuerzo de la rabia y la desparasitación se olvidan fácil. Un aviso automático por WhatsApp cuando toca la próxima dosis trae de vuelta al dueño; ese mensaje es ingreso que ya tenías dormido en la ficha.

El mismo canal confirma las citas del día siguiente, y ahí bajan las ausencias: el que responde es el que aparece, y el que nunca contestó suele ser el no-show de las 3 de la tarde. Cómo redactar esos avisos para que la gente conteste lo vemos en cómo reducir cancelaciones.

Depósito para apartar cirugías

Una esterilización que se cae la mañana misma te deja el quirófano parado. Con el pago para reservar, el dueño deja un depósito al agendar la cirugía y el cupo queda apartado de verdad. Ecefy no retiene ese dinero: el cobro pasa por tu procesador y entra a tu cuenta. En un procedimiento que ocupa quirófano, el que puso algo por delante casi siempre aparece.

Venta de productos con inventario

El alimento y los medicamentos son parte grande de tus ingresos, a veces más que la consulta. Con el punto de venta conectado al inventario, cada saco que vendes descuenta el stock y sabes cuándo reponer antes de quedarte en cero un fin de semana. También te avisa cuando un medicamento se acerca al vencimiento, que en una farmacia veterinaria es plata botada. Y el mismo lote que registras en la ficha al aplicar una vacuna es el que baja del inventario, así que no descubres que se acabó el parvovirus con el perrito ya en la camilla. Repasamos lo básico en control de inventario para pymes.

e-CF al dueño por WhatsApp

Termines una consulta o vendas un saco de alimento, emites el e-CF y, con los avisos «Factura enviada» o «Pago recibido» activos, el dueño guardado con teléfono recibe el enlace por WhatsApp sin volver al mostrador. Ese envío desde el mismo sistema es lo que separa a Ecefy de facturar en un programa aparte. Cómo funciona el flujo lo explicamos en enviar el e-CF por WhatsApp.

Casi todos tus clientes van con un E32, la factura de consumo para quien no da RNC. Cuando alguno sí lo da (un criadero, una finca ganadera que lleva el gasto) le emites un E31 con crédito fiscal. Lo que decide entre uno y otro es que haya RNC en la venta, no si quien paga es empresa o particular: un colega con su propio RNC también va con E31. Con la Ley 32-23 la e-CF se vuelve obligatoria por fases según el tamaño del contribuyente, así que conviene tener el flujo andando antes del plazo. La diferencia la detallamos en E31 vs E32: qué tipo de e-CF emitir.

Reportes para el dueño

A fin de mes quieres saber lo mismo de siempre: cuánto entró por consultas, cuánto por mostrador y qué veterinario facturó más. Si ventas y servicios pasan por el mismo sistema, ese número sale sin sumar tickets a mano.

Para la DGII, cada compra a tu suplidor de alimento o de vacunas alimenta tu 606, y cada e-CF que emites alimenta tu 607. El ITBIS del 18% ya viene calculado en cada comprobante, así que el reporte deja de ser una noche de calculadora. Lo que anulas cae en el 608, y las retenciones de ITBIS o ISR que aparecen en ventas a entes públicos o grandes contribuyentes quedan anotadas para que no las pierdas al declarar.

Qué mirar antes de elegir

Antes de decidirte, pide una prueba concreta: que te muestren una venta de mostrador y una consulta agendada saliendo con su e-CF en la misma pantalla. Si para facturar hay que abrir otro programa y copiar los datos a mano, ese ahorro se te va en digitación y en cuadres de fin de mes. La veterinaria que corre bien es la que cierra la consulta, cobra el alimento y manda el comprobante en el mismo gesto.

Para ver cómo Ecefy junta consulta y mostrador, visita nuestra página para veterinarias.