Software para lavanderías

En una lavandería la ropa entra, pasa por un proceso y sale, y en el medio hay que saber de quién es cada pieza y en qué va. El día que se traspapela una bolsa o entregas el uniforme de otra persona pierdes al cliente, y a veces terminas pagando la prenda. El software que uses tiene que sostener ese flujo desde que recibes hasta que cobras, con dos o tres personas rotando en el mostrador.

Recepción de la orden

Cada cliente deja su ropa con una orden que anota las piezas, el tipo de servicio (lavado por libra, planchado, lavado en seco, edredones, ropa de cama) y el precio. Ahí nace el reclamo: si no cuentas lo que entra, al momento de entregar aparece el "yo dejé tres camisas más" y no tienes con qué responder. Una orden con el detalle de cada prenda, marcada con su número o etiqueta, te deja cerrar esa discusión antes de que empiece.

Anota también lo que la prenda ya traía: la mancha vieja, la rotura en la costura. Cuando eso queda escrito y el cliente lo ve al recibir, no te cae encima el reclamo por un daño que no hiciste tú. Y con la etiqueta pegada a cada bolsa, quien la busca en el fondo no depende de acordarse de quién trajo qué esa mañana.

Estado de la orden

Recibido, en proceso, listo para recoger. Cuando el cliente llama preguntando si su ropa ya está, contestas en el momento sin caminar hasta el fondo a revisar bolsa por bolsa. Si tienes a alguien en la máquina y a otra persona en el mostrador, cualquiera ve en qué va cada orden sin interrumpir al que la recibió. En un sábado con el local lleno, eso es la diferencia entre atender rápido y tener gente esperando que alguien "vaya a chequear".

Aviso por WhatsApp cuando está lista

Cuando la ropa pasa a listo, sale un WhatsApp automático avisándole al cliente que pase a recogerla. Eso te vacía el local: menos bolsas apiladas esperando dueño, menos espacio ocupado por trabajo que ya hiciste pero todavía no cobras. A quien se demora, el sistema le manda un segundo recordatorio a los pocos días, antes de que la orden caiga en el montón de la ropa que nadie viene a buscar, que es plata parada y espacio muerto.

Cobro y comprobante que envías por WhatsApp

Al entregar cobras y emites el e-CF. Con los avisos «Factura enviada» o «Pago recibido» activos, el cliente guardado con teléfono recibe el enlace por el mismo WhatsApp con el que le avisaste que su ropa estaba lista. No hay que pedirle correo ni imprimirle nada.

El particular que trae la ropa de su casa va con un E32 de consumo, el comprobante para el cliente sin RNC, y ese cubre la gran mayoría de tus entregas del mostrador. El hotel, el restaurante o el salón que te manda mantelería y uniformes y da su RNC lleva un E31 de crédito fiscal, que es lo que esa empresa necesita para sustentar su ITBIS. Lo que decide cuál emites es si el cliente da su RNC, no si a ojo "parece empresa": un profesional con RNC también va con E31. Si tienes dudas sobre cuándo toca cada uno, mira E31 vs E32 y cómo funciona el envío del e-CF por WhatsApp.

Tarifas por libra, por pieza y por servicio

Una lavandería no cobra todo igual: el lavado y doblado va por libra, el planchado por pieza, el edredón o el traje tienen precio fijo, y a veces cobras aparte el express que sale el mismo día. Cuando el software ya tiene cargadas esas tarifas, el que recibe la orden no calcula a mano ni inventa el precio según quién esté en el mostrador. El ticket coincide con lo que el cliente paga al recoger, y así se acaban las diferencias de precio entre un empleado y otro.

Delivery y recogida a domicilio

Muchas lavanderías ya recogen y entregan en la casa o la oficina del cliente. Ahí el reto cambia: hay que saber qué orden va en qué ruta y quién queda pendiente de pago cuando el motorista vuelve. Con cada orden atada a su cliente y su dirección, armas la ruta del día sin papelitos sueltos. Si el cliente paga al recibir, el e-CF le sale por WhatsApp igual que en el mostrador.

Clientes empresariales y fiao

Buena parte del volumen de una lavandería viene de cuentas fijas: el hotel que manda sábanas todos los días, el restaurante con su mantelería. Esos clientes casi nunca pagan al momento; te dejan la cuenta corriendo y la saldan a fin de mes. Necesitas ver cuánto te debe cada uno y qué órdenes entran en ese corte, para que el fiao empresarial no se te vuelva plata que nunca entra. Con clientes grandes, además, a veces te retienen una parte del ITBIS o del ISR sobre lo que les facturas, y conviene tenerlo claro para que el cobro no quede descuadrado. Sobre eso está la retención de ITBIS e ISR.

Clientes recurrentes

La lavandería vive de que el mismo cliente vuelva cada semana. Con su historial a mano sabes qué servicio suele pedir, cada cuánto aparece y si dejó una orden sin recoger. Un mensaje a tiempo al que tiene dos semanas sin pasar trae de vuelta ingresos que ya casi dabas por perdidos.

El cierre del día y el 607

Al final del día quieres saber qué entró, qué queda pendiente de entregar y cuánto cobraste. Como cada entrega ya salió con su e-CF, las ventas te quedan cuadradas para el 607, el reporte de ventas que subes a la DGII, y no hay que rearmarlo a mano juntando tickets a fin de mes. Puedes ver cómo se arma en el formato 607.

Para ver cómo Ecefy ordena una lavandería de la recepción a la entrega, visita nuestra página para lavanderías.