Software para servicios profesionales: facturación e-CF y agenda

Un abogado, un contador o un consultor factura distinto a un colmado. Aquí no vendes productos de mostrador: vendes horas y criterio, y quien te paga casi siempre es otra empresa con RNC que necesita tu comprobante para descontar el ITBIS que ya te pagó, y buena parte de ellos te retiene un pedazo del pago antes de depositarte para entregárselo a la DGII a tu nombre. Cuando el comprobante sale con el tipo equivocado o sin la retención anotada, la cuenta no cuadra y te toca perseguir la diferencia a fin de mes.

Con Ecefy la factura arranca donde termina tu trabajo. Cierras la consulta o entregas el caso y emites el e-CF firmado y lo envías al WhatsApp del cliente en ese momento, no tres días después. Ese envío del comprobante, desde la cita, es el que te quita de encima el ir y venir del 'mándame la factura'.

e-CF con RNC (crédito fiscal)

La mayoría de tus facturas van a empresas, así que el comprobante natural es el E31 de crédito fiscal con el RNC del cliente. Ese es el que le permite usar el ITBIS que te pagó como crédito contra el ITBIS que ella cobra; sin E31, ese dinero se le pierde. Si quien te contrata es un particular sin RNC, la factura es un E32 de consumo. Lo que decide el tipo no es si el cliente 'es empresa' o 'es particular', sino si tiene RNC: un colega que factura bajo su propio RNC también recibe E31, aunque trabaje solo. Conviene validar ese número antes de emitir: uno mal digitado te lo devuelve rechazado. La mecánica está en E31 vs E32, y el peso del RNC lo explicamos aparte.

Retenciones de ITBIS e ISR

Cuando le prestas servicios a una sociedad, lo normal es que no te deposite el 100 por ciento. Te retiene una parte del ISR sobre tus honorarios y, según el caso, una parte del ITBIS, y ese monto se lo entrega a la DGII a tu nombre. Cobras menos ese día, pero luego lo acreditas en tu declaración. El problema aparece cuando tu factura no refleja lo retenido: al cruzar tus números con lo que declaró el cliente salen diferencias que te toca sentarte a cuadrar. No hay una tasa única; cuánto te retienen depende de tu figura fiscal y de quién te paga. Lo que sí controlas es dejar el comprobante cuadrado desde que lo emites. Las tasas y los casos los detallamos en retención de ITBIS e ISR en RD.

¿Ya te toca emitir e-CF?

La Ley 32-23 no volvió obligatoria la factura electrónica para todo el mundo de un día para otro. Entra por fases, según el tamaño del contribuyente, y un despacho grande no arranca en la misma fecha que un consultor independiente. Vale la pena saber cuándo te toca y no dejarlo para la semana anterior, porque migrar con la DGII encima no es cosa de un fin de semana. Los plazos por grupo los desglosamos en cuándo es obligatoria la factura electrónica en RD.

Agenda de consultas

Si atiendes con cita, cada hueco que se cae es una hora que no vuelve. Una agenda con recordatorios por WhatsApp, uno el día antes y otro una hora antes, baja las ausencias sin que tengas que llamar cliente por cliente. La persona confirma o reprograma desde el mismo chat, y tú abres el día con la mañana ya definida. Cuando termina la consulta, los honorarios quedan pegados a esa cita, así que facturar es un paso, no una búsqueda.

Cotizaciones y honorarios

Antes de tomar un caso o arrancar un proyecto, mandas una cotización con el alcance, las etapas y el monto. Cuando el cliente la aprueba, esa misma cotización se convierte en factura sin que teclees los conceptos otra vez. Para trabajos que se cobran por tramos, como una demanda que avanza por instancias o una auditoría con entregas parciales, facturas cada etapa contra lo cotizado y sabes cuánto llevas cobrado y cuánto queda.

Facturas recurrentes y clientes de iguala

Muchos contadores y abogados cobran igualas: un monto fijo cada mes por llevar la contabilidad o la asesoría continua de una empresa. Ese cobro no debería depender de que te acuerdes de emitir la factura el día 30. Programas la recurrencia una vez y la factura se genera sola cada mes y el e-CF lo emites tú, con su E31 y el RNC del cliente ya cargados. Nada de descubrir en diciembre tres igualas sin su comprobante.

Comprobante por WhatsApp

Desde la cita, emites el e-CF firmado y lo envías al WhatsApp del cliente, con el PDF y el código QR de la DGII. Se acabó el 'te lo mando después' que termina en factura traspapelada y en el cliente escribiéndote a la semana para pedírtela de nuevo. Así funciona el envío de e-CF por WhatsApp.

Reportes 606 y 607 al día

Tus gastos alimentan el 606 y tus ventas el 607 a medida que los registras, no en una sola noche de Excel. Cada factura cae en el 607 y cada gasto en el 606, con su RNC y su ITBIS donde van. Cuando llega la fecha límite tienes los formatos prácticamente armados para la Oficina Virtual, y el cierre se parece más a revisar que a construir.

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