Software para talleres mecánicos

En un taller el descontrol vive en dos sitios: qué se le hizo a cada vehículo y qué repuestos entraron en el trabajo. El mecánico lo carga en la cabeza o en una libreta grasienta, y a la hora de cobrar aparece la duda de si se facturó la mano de obra completa o si ese sensor que se cambió quedó por fuera. Ecefy arma cada orden de principio a fin y deja el número claro para cobrar.

Orden de trabajo por vehículo

Cada carro entra con una orden que reúne la placa, el kilometraje, el diagnóstico, la mano de obra y los repuestos que se usaron. Le asignas el mecánico que lo trabaja y en cualquier momento sabes en qué va ese Hilux de la flota: esperando pieza, en el elevador o listo para entregar, sin caminar hasta el fondo del taller cada vez que alguien llama a preguntar.

Como la orden guarda el historial del vehículo, cuando el mismo carro vuelve a los tres meses ves qué se le hizo la vez pasada. Eso te ahorra repetir un diagnóstico y te da con qué responder cuando el cliente dice que 'eso lo arreglaron aquí hace poco'.

Cotización antes de reparar

El cliente aprueba el monto antes de que metas la mano. Una cotización con la mano de obra y cada repuesto por separado corta en seco el reclamo de 'yo no autoricé eso' y te cubre cuando el trabajo crece a mitad de camino: si al destapar el motor aparece algo más, mandas la cotización nueva y esperas el sí antes de seguir.

Ese sí queda registrado con fecha y hora. No es tu palabra contra la del cliente en la puerta del taller cuando llega a pagar y se le olvidó lo que habían hablado.

Inventario de repuestos

Cada repuesto que sale para una reparación descuenta del inventario en el momento en que se carga a la orden. Sabes qué tienes en el almacén, qué se está acabando (las pastillas, el aceite, los filtros que más rotan) y cuánto te costó cada pieza. Se acabó contar cajas a fin de mes para descubrir que faltan tres amortiguadores que nadie facturó. Y si un mecánico agarra un filtro del estante sin cargarlo a una orden, el conteo te lo canta cuando cuadras.

Cuando ves qué se mueve y qué se estanca, compras mejor: dejas de tener plata dormida en piezas que llevan meses en el estante y pides a tiempo lo que sí rota, para no parar un trabajo porque se acabó el aceite un sábado.

Cuánto ganaste de verdad en la reparación

Cobrar RD$8,000 por un trabajo no dice mucho si no sabes cuánto te costaron las piezas. Como la orden junta el costo de los repuestos y lo que cobraste de mano de obra, ves el margen de cada reparación. Ahí te enteras de qué trabajos te dejan plata y cuáles te los estás haciendo casi de gratis porque la pieza subió y nadie tocó el precio.

Citas para mantenimiento por WhatsApp

El cliente que necesita un cambio de aceite o una revisión no tiene que llamar tres veces para saber si le puedes recibir el carro. Por el mismo WhatsApp elige el día y la hora, y tú ves la agenda del taller sin dobles reservas ni el elevador ocupado a la misma hora por dos carros. Así llenas los espacios muertos de la semana en vez de que todo el mundo caiga el sábado.

Avisar por WhatsApp cuando está listo

Cuando el vehículo queda listo, un mensaje de WhatsApp se lo dice al cliente y te quita de encima las llamadas de '¿ya está?' toda la tarde. Como en ese mismo chat aprobó la cotización, llega sabiendo qué se le hizo y cuánto va a pagar.

Más adelante el sistema le recuerda el próximo mantenimiento: al carro que le cambiaste el aceite hace tres meses le llega un mensaje de que le toca. Ese aviso te devuelve al cliente en vez de que aparezca solo cuando el carro le falla de nuevo.

La factura e-CF se envía por WhatsApp

Apenas cierras la orden, el e-CF se emite y le llega al cliente por el mismo WhatsApp donde aprobó la cotización. No lo mandas a la oficina a buscar el papel ni imprimes nada aparte. Ese envío automático al cerrar es lo que separa a Ecefy de un software de taller cualquiera, y lo explicamos en enviar el e-CF por WhatsApp.

Un taller factura más E31 que el promedio, porque buena parte de sus clientes son empresas y flotas que necesitan crédito fiscal: a esos les emites un E31 con su RNC. Al particular que trae su carro personal le sale un E32 de consumo. Lo que decide cuál va no es si el cliente es 'empresa' o 'persona', es si te da un RNC: un mensajero independiente con su RNC también va con E31. La Ley 32-23 vuelve obligatorio el e-CF por fases, según el tamaño del contribuyente, así que a cada taller le llega su turno. Si dudas de cuándo va cada comprobante, lee E31 vs E32.

Cuando le facturas a una empresa grande o a una institución del Estado, puede que te retengan una parte del ITBIS o del ISR al pagarte. No pasa en cada factura, depende de quién te paga, pero conviene tenerlo claro para que las cuentas te cuadren. Lo vemos en retención de ITBIS e ISR.

Tus repuestos van al 606 y tus ventas al 607

Un taller compra piezas todo el tiempo, y cada compra con comprobante es un gasto que entra en el 606. Lo que le facturaste a tus clientes va en el 607. Como el sistema ya guarda tus compras de repuestos y los e-CF que emitiste, esos reportes salen armados en vez de que te toque vaciar facturas a mano el último día del mes. Te mostramos cómo reportar el 606.

Para ver cómo Ecefy ordena un taller de arriba abajo, visita nuestra página para talleres.